Toplantı Yönetimi Modülü

Toplantı Yönetimi Modülü

by Altasoft

Kuruluşun süreçlerinin ve faaliyetlerinin hızlı ve doğru yönetilmesi kuruluşun iç iletişiminin etkinliğine bağlıdır. İç iletişimin en önemli araçlarından birisi de toplantılardır. Toplantılar belirlenen sistem ve disiplin içinde yapılmalı. Toplantı çıktıları “kurumsal bilgi” olarak görülmeli, kayıt altına alınmalı ve izlenmeli.
AltaSoft’un bu modülü ile kuruluş içindeki her türlü (rutin ya da rutin olmayan) toplantının organizasyonunu kolaylıkla yapabilirsiniz. Toplantıların planlanmasını, yürütülmesini, kararlarını ve takibini etkili ve verimli yönetebilirsiniz.

• Rutin ya da rutin olmayan toplantıları tanımlayabilirsiniz.
• Toplantı gündemlerini, katılımcılarını ve periyotlarını belirleyebilirsiniz.
• Toplantı odalarını tanımlayabilir ve yönetebilirsiniz.
• Toplantı kurallarını belirleyebilirsiniz.
• Her bir toplantı için;
• yaklaşan toplantılar için katılımcılara otomatik hatırlatma yapabilirsiniz.
• toplantı kararlarını kaydedebilirsiniz.
• her karara yönelik aksiyon açabilirsiniz, açılan aksiyonlar için sorumluları ve terminleri belirleyebilirsiniz.
• toplantı tutanağı oluşturabilirsiniz.
• toplantı kararlarını ve aksiyonları takip edebilirsiniz.
• alınan kararları ve aksiyonları ilgililere otomatik iletebilirsiniz.
• planlanan ve gerçekleşen gündemleri, katılımcıları ve tarihleri karşılaştırabilirsiniz.
• Zoom online platformu ile entegrasyon sağlayabilirsiniz.
• Microsoft Outlook ile entegrasyon sağlayabilirsiniz.
• Toplantılar için harcanan zamanı ve maliyetleri izleyebilirsiniz.
• Gizli toplantılar planlayabilirsiniz.
• Aksiyon hatırlatmaları yapabilirsiniz.
• Gerekli aşamalarda kullanıcıları E-posta ve/veya SMS ile bilgilendirebilirsiniz.
• Kullanıcılar bekleyen işlerini takip edebilir.
• Çeşitli raporlar oluşturabilirsiniz. (Toplantı tutanağı, Aksiyon takip listesi, Toplantı Sayısı, Katılımcı Sayısı vb.)
YAKINDA: Zoom/Microsoft Teams gibi online Toplantı Platformlarına entegrasyon.

Ekran Görüntüleri

Toplantı modülüyle birlikte kuruluşta gerçekleştirilen toplantılar sistematik bir şekilde yönetilebilmektedir.

Sürekli olarak gerçekleştirilen toplantılar rutin toplantı olarak tanımlanabilmektedir. Toplantı planlarken yer, zaman, süre, toplantı konusu ve gündem bilgileri sisteme tanımlanmaktadır. Toplantıyı gündem kapsamında yönetmesi için bir toplantı başkanı ve görüşme detaylarını sisteme yazması için de bir raportör seçilmekte ve toplantı katılımcılarının da seçimi yapılarak toplantı planlanmaktadır. Toplantı kaydedildikten sonra katılımcılara toplantıyla ilgili bildirim gönderilmektedir. Toplantı planlanırken, katılımcılardan uygunluk durumuna göre onay istenerek katılımcıların yanıtlarına göre toplantıyı başlatma veya ertelenme kararı alınabilmekte veya direk toplantı kaydı gerçekleştirilebilmektedir. Toplantı süresince raportör ilgili ekrandan toplantıda konuşulanlara göre gündemin ve kararların girişini ya da güncellemesini yapabilmektedir. Karar eklendiği anda sorumlu kişiye bildirim gider, sorumlu kişi kararla ilgili notlarını ekleyebilmektedir. Toplantı esnasında, olası bir ara verme veya ertelenme durumunda raportör tarihi güncelleyebilmekte ve toplantı katılımcıları bilgilendirilmektedir.

Toplantı yönetimi modülü ile planlanan, gerçekleşen ve tamamlanan tüm toplantılara ulaşılabilmekte ve içerikleri, alınan kararlar ve kararların sonuçları incelenebilmektedir.

Duyuru seçeneği de toplantı modülünün bir diğer özelliğidir. Şirket içi duyurular AltaSoft üzerinden yapabilmekte ve istenilen kullanıcılar ile bu duyurular paylaşılabilmektedir. İçeriği yazılmış ve tarih aralığını belirlenmiş duyurunun içerisine gerek duyulduğunda dosya da eklenebilmektedir. Bu duyurular kullanıcıların ana ekranında belirlenen duyuru tarih aralığında görüntülenmektedir. Duyuru seçeneği kuruluşun iç iletişimini arttırmak için tasarlanmıştır. Toplantılarınızın yönetimini ve takibini web tabanlı, sistematik hale getirmeye hazırsanız lütfen bize ulaşın…

Top